أهمية استخدام البرامج المحاسبية لمؤسستك أو شركتك

[اسماء عومر]

أهمية استخدام البرامج المحاسبية لمؤسستك أو شركتك وما هو أنسب برنامج للأنشطة المختلفة؟


مع وجود برنامج حسابات بإمكانك متابعة أي عملية حدثت في فترة معينة في حالة احتياجك إليها
يصبح إصدار التقارير أسهل نظرا لسهولة البرنامج في قدرته على عمل التقارير بسرعة من خلال الوصول الى جميع البيانات بسهولة وتنظيم
كيف تختار برنامج مناسب:
يجب أن يتواجد جميع القوائم التي تحتاج إليها في البرنامج على سبيل المثال قوائم لإدارة المبيعات والمشتريات والمخازن وإعداد التقارير
اختبار سرعة البرنامج في إدخال وتخزين البيانات
يجب أن يكون برنامج محاسبة قادر على العمل بنظام التجزئة والقسط وأن تكون هذه من ضمن الصفات الأساسية التي يجب تتوافر به الاتي

- وجود قسم للحسابات العامة ويتضمن شجرة الحسابات وتشمل أصول ثابتة ومتداولة – الخصوم المتداولة – جميع أنواع المصروفات والايرادات.
- قائمة بالقيود اليومية وكشوف الحسابات مع بيان حركي للمخزن يوميا
- برنامج الموارد البشرية ويتكون من قسم الحضور والانصراف- الاجازات و الأذونات والسلف– المكافات وبالطبع كشف شامل للموظفين داخل المؤسسة- تقييم الموظف
- إعداد التقارير مثل القوائم المالية – قائمة الدخل – ميزان المراجعة .
- إعداد تقارير عروض الأسعار إلي العملاء وتسمي ب (قوائم أسعار البيع) أو استلام هذه التقارير من الموردين.
- باركود المنتجات لتتبع جميع المعلومات لحفظ المخزون
- إعداد الرصيد الافتتاحي للمخزن – اذن صرف لمنتج من مخزن ما - اذن اضافة لمنتج ما إلى المخزن
- نظام جرد المخزون سواء كان بطريقة الجرد الدوري أو الجرد المستمر
- ادارة الأصناف من خلال تسجيل التفاصيل الخاصة بالأصناف الجديدة مثل الكود – الاسم – سعر البيع – اللون وهكذا.
- يجب أن يعمل برنامج حسابات المؤسسات بشكل كامل علي نظام الدورة المحاسبية

- ربط فروع المخازن ببعضها البعض.

ويجب أن نعلم أن عند ادارة حسابات المؤسسة بشكل سليم وصحيح مروروا بقواعد برنامج حسابات المؤسسات، سوف نصل بالتأكيد إلى النجاح والنهوض بالمؤسسة أيا كان نشاطها.
فادارة المصروفات والايرادات بشكل صحيح سوف تبعد عنك الخسائر والمخاطر وأي قرار غير مدروس
ويجب أن ناخذ في عين الاعتبار أن برنامج حسابات المؤسسات يختلف شكله ومحتواه باختلاف النشاط التابع للمؤسسة أو الشركة فعلى سبيل المثال برنامج حسابات شركات العقارات يختلف اختلاف كبير عن برنامج المصانع والشركات التجارية .
كذلك أيضا يختلف حسب حجم المؤسسة سواء كانت متوسطة أم صغيرة، فبالطبع برنامج حسابات المؤسسات الصغير يحتوي علي امكانيات أقل من المؤسسات الأكبر منها في حجم النشاط وبالتالي تحتاج إلى امكانيات أعلى بكثير من المؤسسات الصغيرة.