تعرف على أفضل نظام ادارة المخازن

[Khaled Zakaria]

يمثل المخزون جزء كبير من العملية الانتاجية ، فلا يكاد يخلو نشاط من المخزون فأيا كان نشاط الشركة (تجارى – صناعي – زراعي – مقاولات ...) تحتاج الشركة الى الاحتفاظ بالمخزون وما يستتبعه ذلك من نظم وسياسات ادارة هذا المخزون بدء من دخوله المخزن وحتى وصوله للمستهلك النهائي ، ولكن مع ما يشهده العالم من تطور في كثير من الصناعات و زيادة حجم الأعمال الأمر الذى أدى لصعوبة بالغة لدى الشركات في ادارة المخزون بالنظم التقليدية ، لتسجيل حركات الوارد والمنصرف لمنتجات نشاط تجارى مثل السوبر ماركت مثلاً فإن الأمر فى غاية الصعوبة نظراً لتعدد المنتجات و تعدد الفروع وتباعدها الجغرافي الأمر الذى أدى لصعوبة القيام بإدارة المخازن بالاعتماد على الأساليب التقليدية في ادارة المخزون وبالتالي ضرورة الاستعانة بأحد برامج محاسبة أو برامج إدارة العملاء الذى يقوم بإجراء العمليات المحاسبية بالإضافة أو الخصم من رصيد الصنف وكذلك التأثير في رصيد المخزن و حركة النقدية في أن واحد وبشكل لحظي دون الحاجة الى تسجيل هذه الحركات و مراجعتها واجراء العمليات المحاسبية المعقدة عليها ، وكذلك التأثير في دفاتر المركز الرئيسي إذا كان للشركة أكثر من فرع ، فبرنامج ادارة المخازن يمتاز بالدقة والسرعة بما يضمن للشركات سرعة الأداء والادخال ولحظية ودقة التقارير المالية ، ولكن لابد قبل التعرف على أفضل برنامج حسابات ومخازن من التعرف على أساليب إدارة المخازن .

أساليب إدارة المخازن من أجل الحفاظ على المواد المخزنية لابد من اتباع عدة اساليب وسياسات هامة لإدارة هذا المخزون بدء من استلام المواد المخزنية وحتى صرفها وتعرف هذه العملية بالدورة المستندية لإدارة المخازن والتي تقوم على الاتي 1- التنظيم والتخطيط السليم للمخزن بما يضمن المسافات اللازمة لحركة البضاعة المخزنية 2- توفير عوامل الأمن والسلامة المخزنية من اضاءة وتهوية ووسائل تخزين تحافظ على المواد المخزنية بعيداً عن الرطوبة والتلف .3-تكويد الأصناف المخزنية بشكل دقيق يسهل من امكانية الوصول للأصناف واستدعائها عند الحاجة وذلك بطباعة الباركود الخاص بالصنف ولصقه عليه 4-تحرير أذون صرف واضافة المواد المخزنية الداخلة والخارجة من المخزن بما يسهل من مهام مراقبة المخزون باعتباره أحد أهم الأصول المتداولة للشركة وكذلك تسهيل مهام جرد الاصناف .وللقيام بمثل هذه الإجراءات بالاعتماد على الأساليب الورقية التقليدية لهو أمر مرهق و صعب للغاية ويحتاج الى المزيد من الوقت والمجهود خاصة من الشركات التي تحتوى على العديد من الفروع والسلاسل ، ولذلك كان للبرامج المحاسبية دور فعال ادارة المخازن .

دور أفضل برنامج فى ادارة المخازن

أدت البرامج المحاسبية الى احداث طفرة في مجال ادارة المخازن و مراقبة المخزون ، فما تمتاز به البرامج المحاسبية من سرعة ودقة في الإدخال ساعد في اضافة الاف الاصناف للمخزن في جزء من الثانية من خلال خاصية اضافة الصنف بالباركود ، وكذلك امكانية اتمام حركات الاضافة والصرف لعدد لانهائي من الأصناف المختلفة في جزء من الثانية ، كما يمكن التأثير في رصيد مخزن معين من خلال إجراء حركة ( اضافة أو صرف ) من مخزن فرع أخر واجراء التحويلات بين المخازن بشكل لحظي ، أي أنه جعل فروع الشركة تعمل وكأنها وحدة واحدة ، ضف الى ذلك التأثير في أرصدة المخزون والأصناف والتأثير في التكاليف في نفس الوقت بما يساعد الإدارة في الحصول على تقارير لحظة في أي وقت وبأدق ما يكون ، ولعل من أفضل البرامج في نظام إدارة المخازن هو برنامج أكفليكس لإدارة المخازن فالبرنامج يقدم أكثر من طريقة لإضافة الأصناف المخزنية ، كما يمكن من خلال البرنامج البحث عن الاصناف بأكثر من طريقة ، ويتمتع برنامج ادارة المخازن أكفليكس بمجموعة مميزة من التقارير التي تغطى كافة احتياجات المستخدم من ادارة المخازن ومراقبة المخزون .