مميزات افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة

[Khaled Zakaria]

فى عالم تتسارع فيه التكنولوجيا الحديثة و تنمو فيه بيئة الأعمال بشكل سريع وما يستلزمه ذلك من ضرورة مواكبة هذه التطورات فى عالمنا، لهو أمر هام للغاية للشركات الصغيرة والمتوسطة وحتى يمكنها مواكبة هذا التغيير كان لابد من الاستعانة بالتكنولوجيا الحديثة وعلى رأسها البرامج المحاسبية والتى بالأساس تقوم على تخطيط ادارة موارد الشركات والاستفادة من كافة مواردها وهذا أهم ما يشغل الشركات الصغيرة والمتوسطة من أجل زيادة حجم أعمالها ومن ثم تحولها لشركة كبيرة قادرة على النمو والمنافسة فى مجال الأعمال ولكن تجدر الاشارة هنا الى شيء هام وهو أنه قبل قيام الشركات الصغيرة والمتوسطة بشراء افضل برنامج محاسبة لابد لها من تحديد احتياجاتها بصورة سليمة وبالتالي فإن تحديد الاحتياجات بشكل سليم يسهل مهمة اختيار البرنامج المحاسبى الذى يخدم الشركة ويعمل فى تخطيط ادارة مواردها بشكل سليم .
تحديد الاحتياجات دراسة احتياجات الشركة هو بداية حل المشكلة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة فحتى يمكننا العلاج لابد اولا من التشخيص السليم للمشكلة وبالتالي إعطاء العلاج المناسب "البرنامج المناسب" والذي يكون له دور فعال فى نمو الشركات الصغيرة والمتوسطة ولتحديد احتياجات الشركة يمكننا الاجابة على الاسئلة التالية :
1- ماهى أوجهه نقاط الضعف فى الشركة ؟
2- تحديد الأهداف المنشودة " المرغوب بها " من البرنامج المحاسبى المطلوب شرائه ؟
3- هل الشركة بالأساس تطبق نظم الادارة الحديثة وهل موظفيها مؤهلين لإتمام مهامهم الوظيفية بالدرجة الكافية ؟
4- هل الشركة على استعداد للتغيير و تطبيق البرنامج المحاسبى "نظام ERP المالى" على كافة المستويات الادارية لديها ؟
5- هل لدى الشركة خطط مستقبلية للتوسع او اضافة انشطة اخرى ؟
وبعد الاجابة على هذه الأسئلة تبدأ الشركة فى البحث عن افضل برنامج محاسبي مناسب لنشاطها او الأنشطة التى ترغب فى الاستثمار بها .
أفضل البرامج المحاسبية للشركات الصغيرة والمتوسطة

هناك العديد من البرامج المحاسبية " نظام ERP " والتى ساهمت بشكل كبير فى تطور العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة ، ولعل اشهر هذه البرامج المحاسبية وأكثرهم انشاراً
1- برامج محاسبة شركة SAP
2- برامج محاسبة شركة Oracle
3- برامج محاسبة شركة Microsoft
4- برامج حسابات شركة Sage
5- برامج حسابات شركة Accflex erp
بالنظر الى البرامج الأربعة الاولى فقد ظهر تفوقهم بشكل ملحوظ فى تقديم العديد من الحلول البرمجية التى لا شك انها طورت العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة بل والكبيرة ايضا ، ولكن نظراً للتكلفة الكبيرة لهذه البرامج بالاضافة الى انهم باللغة الانجليزية فقط اصبح من الصعب الى حد كبير لشركة متوسطة او صغيرة فى وطننا العربى الاستعانة بمثل هذه البرامج ولكن يوجد برامج حسابات تقدم نفس الخدمات والحلول البرمجية وبتكلفة اقل بالاضافة الى توافرها باللغة العربية كبرنامج اكفيليكس والذى يقدم العديد من الحلول البرمجية للشركات الصغيرة والمتوسطة بأساليب متطورة والتى تقدم المعلومات "التقارير" باسهل الطرق وافضل صورة للعرض كما أنها تغلبت على كثير من المشكلات التى عجزت العديد من البرامج المحاسبية فى الاسواق العربية عن حلها ، كما أن له باع طويل في تقديم هذه الحلول البرمجية للعديد من العملاء "شركاء النجاح " وذلك بتقديمه العديد من البرامج " نظام ERP " لمختلف الانشطة
( برنامج الحسابات العامه – برنامج حسابات ومخازن – برنامج محاسبة نقاط البيع – برنامج محاسبة إدارة شركات المقاولات – برنامج ادارة شركات الاستثمار العقاري – برنامج إدارة الأصول – برنامج حسابات ادارة المصانع – برنامج شئون الموظفين – برنامج محاسبة ادارة المطاعم – برنامج إدارة النقدية – برنامج الخرسانة الجاهزة ....) فى العديد من بلدان الوطن العربى ( مصر – المملكة العربية السعودية – ليبيا ..) فكما انه مميز فى مخرجاته " تقاريره" مميز ومرن ايضا فى أساليب الإدخال وسهولة عرض الشاشات وكذلك أساليب ونظم الرقابة على الأخطاء .
كيفية التعامل مع افضل برنامج محاسبة للشركات متعدد اللغات

بمجرد شراء البرنامج المحاسبى لابد للشركة أن تتأكد من :
1- انها قد قامت بتغيير أساليب الادارة لديها بما يتناسب ونظم الادارة الحديثة ولابد ايضا ان تتأكد من انها بحاجة الى البرنامج المحاسبى وان سياسة التطوير مستمرة ولا تراجع للوراء للنظام الورقى وكذلك أن كافة الموظفين لديها على اتم استعداد للتغيير وتعتبر هذه النقطة من اهم عوامل نجاح البرنامج المحاسبى فى الشركات .
2- تحديد الاختصاصات وذلك بتحديد مسئولية كل موظف عن جزء من منظومة البرنامج المحاسبى كأن يكون مثلا للمدير المالى المسئولية عن اقفال الفترات المالية وتحديد نسب الاهلاك و المخصصات والاحتياطيات ومراجعة القوائم المالية .... ألخ ) وأن يكون رئيس الحسابات مسئول عن مراجعة القيود التى يتم إدخالها من المحاسبين وترحيلها للقوائم المالية ، وكذلك تحديد مسئولية المحاسب المسئول عن مراجعة المستند المالى و التوجيه المحاسبى على النظام بادخال القيود المحاسبية وكذلك تحديد مسئولية كل محاسب عن الحساب الخاص به ( حسابات الخزينة – البنك – الموردين – العملاء ... )
3-عمل الربط بين كافة الإدارات وتهيئة ذلك بوضع نظم وقوانين الربط الداخلى بين الأقسام ومشاركة اتخاذ القرار ادارياً ومن ثم في نظام ERP مما يزيد من دقة وكفاءة القرار وجودتة بمشاركة كافة الإدارات فى مراجعة واتخاذ القرار.
وللمعرفة اكثر عن كيفية التعامل مع برنامج محاسبة عربى سوف نستعرض فيما يلي أهم مميزات برنامج من افضل البرامج المحاسبية داخل الوطن العربى "البرنامج المحاسبى اكفليكس "
تعرف على مميزات البرنامج المحاسبى " اكفليكس "

يصنف برنامج حسابات اكفيليكس كواحد من افضل برنامج حسابات عربى وذلك لاحتوائه على العديد من المزايا والتى على سبيل المثال لا الحصر :
1- ميزة تحديد الفترات المالية واقفال اى فترة محاسبية بعد مراجعة أرصدتها مما يزيد من دقة المعلومات المحاسبية وزيادة الثقة فيها وكذلك كعامل امان لعدم حدوث اى تغيير لفترة محاسبية تمت مراجعتها وبالتالى تقليل فرص حدوث تلاعب او تضارب بالتقارير المالية ولعل هذه الميزة بالشكل الذى يقدمة برنامج اكفيليكس ( حرية تحديد الفترة المحاسبية شهر – شهرين – 3 شهور -6 شهور – سنة ) يعتبر من أهم ما يميزه.

2- سهولة عمل اهلاك للفترة دون الحاجة لعمل اهلاك الاصول بشكل يدوي وذلك من خلال الدخول من الاعدادات وتحديد الفترة المحاسبية والضغط على "مهلك" للأصول وبالتالى يحسب إهلاك الأصول لهذه الفترة.

3- العمل كمنظومة واحدة يتميز بها برامج حسابات اكفليكس نظام ERP بعدم حاجة ادارة الحسابات لعمل تسويات محاسبية لكل العمليات المالية بالشركة فلكل قسم من فبمجرد ادخال البيانات لقسم المخازن مثلا "Module" الشركة جزء خاص به
يتاثر قسم الحسابات فوراً وفى نفس الوقت دون حاجة للتدخل البشري أو عمل قيود محاسبية فالبرنامج المحاسبي بنفسه هو من يقوم بعمل الربط بين الاقسام وعمل قيود محاسبية وكذلك قسم شئون الموظفين فالبرنامج مترابط بالبصمة يحسب حضور وانصراف الموظفين دون حاجة إلى نقل البيانات من شئون الموظفين الى القسم المالى لاحتساب الرواتب وكذلك قسم الانتاج والتكاليف يمكن تخطيط التكاليف ومعرفة التكاليف الفعلية من خلال الربط بين قسم حسابات التكاليف وبين قسم الإنتاج، قس على ذلك كافة أقسام الشركة ولعل النموذج الذى يقدمة برنامج الحسابات العامة اكفليكس لهو من اروع النماذج في الربط بين أقسام الشركة والعمل كمنظومة واحدة .
4- سهولة الإدخال والمرونة فى التغيير في أسلوب تغيير خواص شجرة الحسابات الموجود ببرنامج محاسبة اكفليكس من اروع اساليب المرونة فى ذلك فعند ادخال احد عناصر القوائم المالية "الأصول مثلا" وبالخطأ ادخلته دائن مع العلم بأن الأصول مدينة وقمت بعمل قيود وأنشأت الشجرة ففى كثير من البرامج المحاسبية تصبح كارثة بمعنى الكلمة ولا يصلح الأمر الا بحذف شجرة الحسابات وإدخالها من جديد ولكن مع برنامج محاسبة اكفليكس يمكنك تغيير خصائص الاصول و تفعيل النظام ليقوم بتغيير هذه الخصائص على الحسابات الفرعية للاصول بكل سهولة من الاعدادات .

5- تحويل القيود المحاسبية فعند عمل قيود محاسبية على حساب أو مركز تكلفة معين وتم اكتشاف أن هذه القيود لا تخص مركز التكلفة او الحساب المراد فبكل سهولة يمكنك فى البرنامج المحاسبى اكفليكس تحويل هذه القيود من الحساب الى حساب او من مركز تكلفة أ الى مراكز التكلفة ب بكل سهولة ودون الحاجة الى اضاعة المزيد من الوقت والجهد باعادة ادخال هذه القيود مرة اخرى ولعل هذه الميزة من اهم ما يتميز به برنامج محاسبى اكفليكس .

6- استيراد وتصدير البيانات يمكنك فى برنامج حسابات اكفليكس استيراد الارصدة الافتتاحية من ملف اكسيل فقط بتحديد العمود المراد استيراد البيانات منه دون الحاجة الى اعادة ادخال هذه الارصدة يدويا وكذلك تصدير اى مخرجات "تقارير" من برامج محاسبة اكفليكس الى العديد من الصيغ Exel – Word - PDF .... وغيرها بما يعطى مرونة كبيرة فى الحصول على المعلومات باسرع واسهل الطرق وامكانية مراجعة وتعديل التقارير وكذلك سهولة وسرعة الادخال.

7- منظومة الحسابات العامة : يتميز برنامج محاسبة اكفليكس بامكانية انشاء مجموعة من الحسابات وربطهم مع بعض وانشاء شاشة خاصة لهذه الحسابات كعمل شاشة للمقبوضات بها (حسابات الخزينة والبنك – حسابات العملاء ..) وشاشة للمدفوعات بها ( حسابات الخزينة والبنك – حسابات الموردين ..) مع امكانية التعديل بما يزيد من درجة الرقابة ويزيد من درجة الأمان لعدم حدوث أخطاء في إدخال الحسابات إدخال حساب الموردين بدل من العملاء وهكذا وبالتالى يوفر برنامج محاسبى اكفليكس مزيد من عوامل الأمان المتعلقة بالحسابات.

8- الموازنة التقديرية أن وجود الموازنة التقديرية فى برنامج الحسابات العامة لها ميزة يندر تواجدها بأى من البرامج المحاسبية الموجود فى السوق ولكن مع برامج محاسبة اكفليكس نجد ان ميزة الموازنة التقديرية موجودة وبما يتناسب مع كافة الانشطة المختلفة في حسابات التكاليف من أهم فروع الحسابات في كافة الشركات والتى على أساسها يمكن للمنشأة من معرفة افضل تكلفة تحقق لها اقصى عائد ممكن ومن ثم فان الموازنة التقديرية هى اساس البرنامج المحاسبى ففى برنامج حسابات اكفيلكس نجد ان مرونة ادخال الموازنة التقديريه وربطها بالتكاليف الفعلية للوقف على انحراف التكاليف ومن ثم معالجة القصور.

9- سهولة معالجة الأخطاء "عكس القيود المحاسبية" هذه الميزة تتواجد فى برامج عالمية باهظة الثمن ومع برنامج حسابات اكفليكس نجد المرونة فى معالجة الخطأ من خلال الدخول على شاشة إلغاء القيد المحاسبى ويقوم النظام بعكس اطراف القيد "عمل قيد إلغاء نظامى" بشكل سريع ودون الحاجة لتدخل العنصر البشرى وبما يقلل من الوقت والجهد لهو اضافة كبيرة لمفهوم مرونة الأداء التي يفترض توافرها فى البرنامج المحاسبى والتى تعتبر اضافة لبرنامج محاسبة اكفليكس .

10- شاشة خاصة الإقرارات الضريبية وسدادها الخدمات التي يقدمها برنامج محاسبة اكفليكس فى الاقرارات الضريبية من خلال احتساب الضريبة بشكل نظامي دون تدخل العنصر البشرى او الحاجة لعمل تسوية ضريبية وكذلك احتوائه على العديد من النماذج الضريبية التى تتواجد فقط بمصلحة الضرائب قد وفر المزيد من الوقت والجهد واعطاء إمكانات غير محدودة لسهولة ومرونة العمل المحاسبى فى احتساب الوعاء الضريبى وعمل الاقرارات مشكلة تواجهه العديد من المحاسبين ولكن برنامج اكفيليكس لم يقدم فقط النموذج الضريبى بالإضافة شاشة لسداد الضريبة .

11- سهولة استعراض ومراجعة البيانات ( القيود المحاسبية ) فى برامج الحسابات اكفيليكس لا يمكنك فقط استعراض القيود المحاسبية بل وامكانية التعديل على هذه القيود بما يسهل الوقت والجهد دون الحاجة إلى الرجوع للقيد نفسه واعادة ادخالة او تعديلة كل هذا من شاشة واحدة بالاضافة الى مميزات البحث العديدة ببرنامج محاسبى اكفيليكس فيمكنك البحث باسم المستخدم او رقم الحساب .... ألخ )

12- التقارير يوفر برنامج محاسبة اكفليكس عدد لا حصر له من التقارير والتى تعتبر من Real - time نقاط القوة فى برنامج محاسبة اكفليكس حيث أعتمدت الشركة على نظام ERP متطور في عرض التقارير بعرضها فى نفس لحظة ادخال البيانات يوفر المزيد من الدقة والمرونة لهذه التقارير ويجعلها مفيدة جدا للادارة العليا فى اتخاذ القرارات التى تغطى كافة حسابات وأقسام الشركة ( تقارير مالية – مخازن – تكاليف - إنتاج – شئون موظفين – مشاريع – اصول .... ) وعلى مختلف مراكز التكلفة فاهم ما يميز اى برنامج هو المخرجات "التقارير" الصادرة منه ولعل ما يقدمة برنامج محاسبى اكفليكس من متعه عرض التقارير لهو أهم ما يميزه عن غيره من البرامج المحاسبية.

اذا تحدثنا عن مميزات برامج محاسبة شركة اكفليكس فلا يسعنا المجال لهذا، لذلك فقد نتحدث عنها بالتفصيل فيما بعد.
حسابات العملاء والتحصيل فى برنامج المحاسبة

لعل الدور الذى تقدمه البرامج المحاسبية فى برنامج حسابات العملاء والتحصيل كان له دور هام في تطوير هذه الحسابات تحديداً فسابقا كان النظام الورقى يعتمد على المهارة البشرية فى ادارة حسابات التحصيل بمتابعة مستمرة ومراجعة فترات التحصيل للعملاء بشكل مستمر من فترة الى اخرى وقد يحدث أخطاء بشرية كما أنها كانت عرضة اكبر للتلاعب والفقد والنسيان ولكن بوجود البرامج المحاسبية أصبح بمقدورنا متابعة حسابات التحصيل والعملاء بكل سهولة ودون ادنى فرصة لحدوث اخطاء او سهو او فقدان لاى مبالغ متوقع تحصيلها ، ولان التحصيل يعنى التفقدات النقدية الداخلة اى مصدر دخول الشركة وهو الأساس الذى تعمل من أجله الشركة وتريد التوسع والاستمرارية فى بيئة الاعمال ولذلك فإن الاهتمام بهذا القسم وتطويره امر لابد منه حتى يتحسن الوضع المالى لاى شركة وبخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة ، فمثلا عند تطبيقنا أحد البرامج المحاسبية يمكننا ادخال كافة ارصدة العملاء وفواتير المبيعات الاجلة وكذلك فترات التحصيل فيقوم البرنامج المحاسبى وحدة دون تدخل بالتذكير بالمبالغ النقدية المستحقة لكل عميل ويمكن مراجعة ارصدة العملاء ومتابعة التحصيل من خلال التقارير التى يوفرها البرنامج المحاسبى وكذلك يمكن للنظام عرض مدى تأخر العميل في السداد بما يساعد الشركة فى اتخاذ القرارات بشأن دراسة حسابات الائتمان الممنوح لكل عميل وكذلك دراسة معدل دوران الحسابات المدينة "العملاء" وفترات التحصيل خلال العام "الفترة المالية" بما فى الاخير يساعد الشركة فى تحصيل ديونها بشكل اسرع فى الوقت المحدد ويقلل من فرص الاخطاء او السهو ويقلل من مخاطر الديون المشكوك فى تحصيلها .