برنامج ادارة شركة سياحة

[Khaled Zakaria]

تعتبر السياحة واحدة من أكثر مصادر الدخل القومى للكثير من البلدان وذلك لما توفره من عملات اجنبية للبلد الأكثر جذباً للسائحين ، ففى عام 2019 وصل عدد السائحين عالميا الى قرابة 1.5 مليار سائح ، وتتنوع أشكال السياحة فهناك سياحة ( دينية - أثرية - ترفيهية - علاجية - اكتشافه -.....) ، و لما يحتاجه هذا العدد الكبير من السائحين من خدمات ( حجوزات فنادق – حجوزات طيران – استئجار سيارات – رحلات ترفيهية – انتقالات – زيارة أماكن سياحية ) لا يمكن للسائح القيام بها بنفسه ، كان لابد من تواجد عدد كبير من الشركات السياحية المتخصصة فى واحدة أو أكثر من هذه الخدمات التي يمكن أن تقدمها للسائحين ، ففي مصر وحدها بلغ عدد شركات السياحة قرابة 19 ألف شركة سياحة تؤدي مجموعة من الخدمات ما بين ( حجوزات فنادق – حجوزات تذاكر طيران – تنظيم رحلات داخلية – خدمات الحج والعمرة – سياحة دينية ....) وتقسم شركات السياحة فى مصر إلى ثلاث فئات وهي فئة ( أ) وهي شركة سياحة ذات نشاط عام تقدم خدمات الحج والعمرة والسياحة الداخلية و الخارجية وشركة سياحة فئة ( ب ) وهي تقدم خدمات النقل السياحى و شركة سياحة فئة ( ج ) و هى شركة سياحة مسؤولة فقط عن تقديم الخدمات كوكيل لشركات كبرى ولا يمكن أن نغفل السياحة الداخلية ، فلا يقصر دور شركات السياحة فقط على تقديم الخدمات للسائحين الأجانب ولكن قد يتعلق الأمر بتقديم الخدمات السياحية والترفيهية للمقيمين ايضاً ، ومع وجود هذا القدر الكبير من شركات السياحة بالإضافة الى الاطراف IATA الاخرى المتعلقة بنشاط السياحة والسفر مثل وكلاء الفنادق و الاتحاد الدولي للنقل الجوي.
كان لابد من تصميم برنامج ادارة شركة سياحة يتناسب مع طبيعة النشاط وينظم الأمور المالية والمحاسبية لمختلف شركات السياحة والسفر بمختلف فئاتها ( أ – ب –ج ... ).
تعرف على برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات
تعريف النظام المحاسبي لشركات السياحة والسفر

قبل أن نعرف النظام المحاسبى لشركات السياحة والسفر لابد أن نعلم أولا ما هو علم المحاسبة : تعريف المحاسبة على أنها العلم الذي يهتم بتسجيل وتبويب بيانات المعاملات المالية وفق نظام معين من أجل ترجمة هذه البيانات الى معلومات مالية ( تقارير ) توضح الموقف المالى للشركة ( المنشأة ) ونتائج أعمالها من أرباح أو خسائر وتوصيل هذه المعلومات ( التقارير ) للأطراف الداخلية ( الادارة العليا – إدارات الشركة – الشركاء – حملة الأسهم ....) والأطراف الخارجية للشركة ( البنك – الموردين – العملاء – مصلحة الضرائب -.....) وتشمل هذه التقارير ( ميزان المراجعة – الأستاذ العام – الاستاذ المساعد – أرصدة الحسابات ....) وكذلك القوائم المالية الختامية مثل ( المركز المالى – الميزانية العمومية – قائمة الدخل – قائمة التدفقات النقدية – قائمة التغيرات فى حقوق المساهمين ...).
ولا يمكن القول بأن أفضل برنامج محاسبة لشركات السفر والسياحة يختلف عن النظام المحاسبى لأى شركة أخرى ، فمعظم الحسابات الرئيسية مشتركة ولكن قد يوجد بعض الاختلافات التي تميز شركات السفر والسياحة عن غيرها من الشركات في نشاط السفر والسياحة ينقسم الى جزئين
الجزء الأول: السياحة / وهو كل ما يتعلق بحجوزات الفنادق والمطاعم وسائل النقل والرحلات الترفيهية للسائح فى البلد التى يقوم بزيارتها ، وبطبيعة الحال يترتب على هذه العمليات مصروفات كما ينتج عنها إيرادات ، فقد تكون هذه الحجوزات مسبقة الدفع أو قد تكون أجله ويتم معالجة كل حالة من هذه الحالات محاسبياً على حدى ، وقد جرت العادة فى شركات السياحة أن تتم هذه إجراءات بين شركة السياحة ووكيل سياحى ينوب عن الفندق المراد الحجز به
الجزء الثاني: السفر / وهو كل ما يتعلق بحجوزات تذاكر الطيران للسائح للبلد المراد السفر إليها ، وما يتبعه من إجراءات مثل ( تعديل موعد التذكرة – إلغاء التذاكر – تأجيل السفر – رد التذاكر ... وغيرها ) وما يترتب على ذلك هذه العمليات من مصروفات وما ينتج عنها من إيرادات فقد تكون هذه الحجوزات نقدية أو قد تكون أجله ويتم المعالجة المحاسبية لكافة حجوزات تذاكر الطيران ، ولا تقوم شركة السياحة بالحجز على موقع شركة الطيران مباشرة ( الخطوط الجوية السعودية – مصر للطيران – طيران الإمارات .... ) ولكن يوجد موقع عالمي وكيل للسفر تقوم كافة شركات السياحة بالتعامل من خلاله وهو
“IATA ويختصر لها ""INTERNATIONAL AIR TRANSPORT ASSOCIATION"
ويعتبر هذا الموقع بمثابة وكيل سفر بين شركة السياحة و شركة الطيران ويعتبر هو الحساب الدائن الوحيد فى حالات السفر اذ تقوم شركة السياحة بالسداد للاتحاد الدولى للنقل الجوى مرتين فى الشهر يوم 15 ويوم 31 من نهاية كل الشهر بإجمالي قيمة تذاكر السفر المستحقة .
إيرادات ومصروفات شركات السفر والسياحة

تتنوع الإيرادات بشركات السفر والسياحة حسب حجم شركة السياحة فمثلا شركات السياحة فئة ( ج) تتمثل إيراداتها فى العمولات الناتجة عن الفرق بين إيراد مبيعات الخدمة وتكلفة الخدمة فى حين تتنوع إيرادات شركة السياحة والسفر كبيرة الحجم فئة ( أ ) فيما يلى :
1- عمولة حجوزات الفنادق الناتجة عن الفرق بين إيرادات حجوزات الفنادق وتكلفة الحجز .
2-عمولة حجوزات تذاكر الطيران عن الفرق بين إيرادات تذاكر الطيران وتكلفة الحجز .
3-الإيرادات من الرحلات السياحية الداخلية والخارجية ( السياحة الأثرية – السياحة الدينية – أداء فريضة الحج والعمرة – السياحة الداخلية – الجولات الترفيهية – ايجار السيارات – إيرادات الحافلات - إيرادات أخرى ...) .
وتتولى شركة السياحة إصدار فواتير بمستحقاتها مرفق بها نماذج تعرف بأوامر التشغيل ( وهى عبارة عن نموذج يوضح بيانات عملية التشغيل) موضح به البيانات الآتية
( أسم السائق – ساعة التشغيل – تاريخ التشغيل- رقم أمر التشغيل – عدد السائحين – أسم العميل – اسم المشرف / المرشد السياحى – بيانات السيارة - .....) ثم يتم تجميع أوامر تشغيل الخاصة كل جهة على حدى ( فندق معين – مطعم معين – باخرة نيلية معينة - .... ) ويتم إصدار فاتورة بإجمالي قيمة أوامر التشغيل موضح بها نفس بيانات امر التشغيل مضاف اليها ( أسم الجهة الموجهة إليها الفاتورة – مبلغ الفاتورة – قيمة ضريبة القيمة المضافة – فترة السداد.... ) وقد يتم تحصيل قيمة هذه الفاتورة نقدى بمجرد الانتهاء من أمر التشغيل أو تحصل أجل تبعاً للاتفاق مع الجهه المراد تحصيل الفواتير منها ويتم تسجيل كافة أوامر التشغيل شهرياً فيما يسمى ب "دفتر التحركات " يختلف عن الاستاذ المساعد للإيرادات الذى يحتوى على تحليل أنواع الإيرادات الخاصة بشركة السياحة وقيمة كل ايراد ونسبة كل نشاط من إجمالي إيرادات الشركة .
أما فيما يتعلق بمصروفات شركات السفر والسياحة فتتنوع ما بين تكاليف خاصة بالنشاط و مصروفات عمومية وإدارية ،
أ - تكاليف النشاط و تشتمل على

IATA -1 تكاليف تذاكر الطيران المحجوزة والتي يتم سدادها من خلال موقع
2- تكاليف حجوزات الفنادق والتي يتم سدادها لوكلاء الفنادق .
3- تكاليف الرحلات السياحية ( الدينية – الأثرية – الترفيهية – الداخلية – الحج والعمرة ...)
4- تكاليف وسائل النقل السياحى المختلفة ( حافلات – سيارات – شاحنات -....) من أجور سائقين و قود وزيوت وقطع غيار ورسوم تراخيص ورسوم عبور وغيرها .
5- أجور ومرتبات المشرفين والمرشدين السياحيين ومرافقين الأفواج السياحية .
6- عمولات الوكلاء والسماسرة المسوقين لشركات السياحة .
7- تكاليف الوجبات الغذائية والملابس والمزايا العينية للموظفين أو للأفواج السياحية .