(تخطيط إدارة موارد الشركات ) نظام Enterprise Resource Planning .. ERP المشكلة والعلاج

[Khaled Zakaria]

(تخطيط إدارة موارد الشركات ) نظام Enterprise Resource Planning .. ERP

المشكلة والعلاج

مع توسع الشركات ظهرت الحاجة الى ضرورة توافر المعلومات اللازمة لأعمال الرقابة والتخطيط واتخاذ القرار ونظراً لصعوبة تنفيذه هذه العمليات بالطبع باستخدام النظام الورقى
كان لابد من الاستعانة بنظام كمبيوتر يجعل كافة أقسام الشركة فى قسم واحد وهو نظام ERPالمحاسبي (تخطيط ادارة موارد الشركة) وهو يهتم بجميع العمليات الاساسية فى المؤسسات من بيع
وعمليات مالية ومحاسبية وادارة المخازن وادارة الأصول وادارة المشاريع وكذلك ادارة الاستفادة القصوى بالموارد البشرية وإدارة الإنتاج ... ألخ بحيث يجعل كل هذه الأقسام تبدو للادارة
وكانها منظومة واحدة ( نظام واحد ) يسهل ادارته والقيام بالرقابة عليها ومن ثم سهولة وسرعة اتخاذ القرارات فى صالح المنشأة وبالتالي ادارة موارد المنشأة افضل وانسب الطرق
الممكنة بما يؤدى الاستمرارية والتوسع للشركات الكبيرة والنمو وعدم الانهيار للشركات الصغيرة والمتوسطة .

الفهم الخاطئ لنظام ERP المحاسبي

هو مجرد برنامج كمبيوتر سيحول المنشأة erp يتبادر لاذهان الكثيرين ان نظام erp من شركة عشوائية لا تطبق أساسيات الادارة الى شركة نموذجية تحقق كل ما تتمناه من نمو وازدهار ولعل هذا المفهوم الخاطئ يحتاج الى تصحيح كبير فإن نظام تخطيط ادارة موارد المنشأة فى نشأته كان فى ثلاثينيات القرن الماضى ولم يكن يعرف وقتها الكمبيوتر ولكن نظرا لتوسع الأعمال ظهر الحاجة الملحة لنظام يساعد فى ادارة المنشأة وهو بالاساس عبارة عن " مجموعة من اللوائح والقوانين المنظمة لكافة العمليات داخل الشركة " توضع فى شكل قوالب جاهزة للتنفيذ ودخول الكمبيوتر ادى ذلك لصياغة هذه النظم فى شكل برنامج " كوحدة واحدة " يسهل عليها إدارة موارد المنشأة " بتطوير الشركة ما بتطوير الشركة ما لم يتفهم الموظفين والادارة العليا ضرورة تطبيق النظم والقوانين لن يقوم نظام ERP المالى ومن ثم فإن نظام بالشكل السليم قبل البدء فى تطبيقه.
معوقات تطبيق نظام ERP المحاسبي

نظام erp المحاسبي تكمن أهم هذه المعوقات كما سبق وان ذكرت فى الفهم الخاطئ لمنظومة كذلك من أهم المعوقات هو مقاومة موظفى الادارة للتغيير خوفاً منهم لفقد بعض وظائفهم وكذلك التشخيص الخاطئ لاحتياجات الشركة ولعل من أهم أساليب التغلب على هذه المشكلة هو استشارة شركة البرمجيات المسند إليها تطبيق نظام erp المالى باعتباره خبير يقدم حلول للمشكلات التى تواجه الشركة وليس مورد نظم برمجية لأنه على دراية اكثر بنظم الادارة وكذلك فان لدية خبرة فى التعامل مع العديد من الشركات المماثلة والتى قدم إليها العلاج لنقاط الضعف فيها.

كذلك من المعوقات عدم التدريب الكافي لموظفي الشركة على نظام erp المالى بما يؤدى لعدم تطبيقه بشكل سليم ومن ثم لا يعطى النتائج المرجوة منه، بما يجعل الشركة تقرر الاستعانة بنظام آخر وتستمر هذه الحلقة المفرغة بما يؤدى فى النهاية الى ضياع المزيد من الوقت والجهد وإهدار موارد الشركة دون جدوى او تحقيق لاى من اهداف الشركة.
وهذا بالاساس يرجع Customize erp كذلك من معوقات التطبيق فى كثرة التغيير الى التشخيص الخاطئ من الشركة بالمشكلات التي تواجهها فى الادارة والتخطيط ومن ثم علاج خاطئ ففي بعض الأحيان يكون القوالب الجاهزة للنماذج الادارية والمالية وغيرها هى افضل الطرق لإتمام الرقابة و التنظيم للشركة.
كيف يعمل نظام erp المحاسبي ؟

يعد نظام erp المحاسبي هو أفضل الحلول البرمجية للشركات , لهذا فإن البرامج المحاسبية لمنظومة Accflex_ERP تعمل به لتنظيم أعمال وإدارة جميع المجالات كإدارة المخزون في برنامج إدارة المخازن، إدارة الحسابات في برنامج الحسابات العامة، إدارة أنظمة الخزن و البنوك في برنامج إدارة النقدية وإدارة شؤون العاملين و مرتباتهم في برنامج شؤون الموظفين و الجزء الأفضل في أنظمة ERP المحاسبية أنه يمكن الربط بين البرامج و بين تطبيقات الموبايل فمثلًا تطبيق نقاط البيع الخاص بمندوبين المبيعات يتم ربطه ببرنامج إدارة المخازن و تطبيق الخدمة الذاتية للموظفين يتم ربطه ببرنامج شؤون الموظفين , و يعنى الربط بينهما هنا هو عند إدخال البيانات الرئيسية للبرنامج يمكن إتمام العمليات من خلال التطبيق وعند حفظ هذه الحركات نجدها تمت في البرنامج وكأن الحركة تمت من البرنامج .
و مهما كان مجال العمل و طبيعته فلابد من إدارة و تنظيم العلاقة مع العملاء و هذه العملية معروفة باسم CRM و هى اختصار لكلمة Customer Relationship Management أى إدارة علاقات العملاء و التي تتمثل في إدارة المبيعات التى تتم معهم و أيضًا إدارة عمليات التسويق و هذا القسم يخدم قسم المبيعات و التسويق داخل أى شركة مهما كان حجمها، وهذا لإمكانية امتلاكها قاعدة بيانات ضخمة من بيانات العملاء , و بالتالى يمكن التواصل معهم بكل مرونة من خلال الإيميلات , رسائل الدردشة ووسائل التواصل الإجتماعى ربما تعد كل وظيفة من الوظائف والإدارات السابقة كيان مستقل و برنامج حسابات منفصل عن الآخر، لكن نظام ERP المالى له القدرة على تجميعهم في قاعدة بيانات واحدة.