تعريف نظام تخطيط موارد المؤسسات ( erp )

[Khaled Mohamed zakaria]

تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning)

هو برنامج إدارة عمليات تجارية والذي يسمح للمؤسسات أو المنظمات باستخدام أنظمة التطبيقات المتكاملة لإدارة أعمالها، كما أن نظام ERP يساعد هذه الأنظمة في التخطيط وإعداد الميزانية والتنبؤ وعمل تقارير عن النتائج المالية للمؤسسة، تقوم أنظمة ERP أيضا بالربط بين العمليات التجارية ويمكن من خلال تلك التطبيقات تدفق المعلومات بسهولة بين العمليات المختلفة، ومن مميزات هذه الأنظمة أنها تقضي على مشكلة تكرار البيانات، والآن تعد أنظمة ERP ضرورية جدًا لعمل جميع الشركات والمؤسسات الكبرى والصغرى والتي تعمل في مختلف المجالات، وتعمل على العديد من الوظائف الأساسية المتعلقة بالتكنولوجيا والخدمات والموارد البشرية ، وعادة ما تكون مدمجة مع برنامج ERP محاسبى قاعدة بيانات وتطبيقات محددة وجوانب عملية واجهة المستخدم ، بما في ذلك: تخطيط المنتج ، والتطوير ، والتصنيع ، والمبيعات ، والتسويق، و يجمع نظام ERP جميع بيانات الشركة لتسهيل اتخاذ القرار يوفرها للمديرين كمعلومات متاحة.




الأقسام التي يشملها برنامج ERP :

تعد منظومة AccFlex-ERP افضل برامج ERP فى مصر والسعودية ومن أقوى المنظمات التي تدعم نظام ERP هو نظام يساعدك على استكمال جميع مهام أقسام الشركة المختلفة ، كما يمكنك ربط جميع بيانات قسم ما بقسم آخر وربط فروع نفس الشركة ببعضها البعض ، بحيث يمكنك جمع المعلومات التفصيلية للشركة في لمحة. هذه الأقسام هي:
برنامج الحسابات العامة المسؤول عن إدارة العمليات التى تتم بقسم الحسابات ومرونة ربطه بباقي برامج الشركة , حيث يمكنك من استخراج تقارير تفصيلية صحيحة بالتعاملات التي تمت بالاضافة لادارة الأصول وإدارة أوراق القبض وأوراق الدفع ( الشيكات) والمصروفات والبنوك والنقدية داخل الشركه .
امكانية عمل مراكز تكلفه وإدارة ورقابة الأفرع بمنتهى السهوله .

برنامج مجموعة التوزيع والذي يتكون من :
1- برنامج ادارة المخازن إضافة كافة الأصناف ومتابعة كافة التكاليف والكميات وتحويلات والمخزون والاصناف بين المخازن المختلفة وإجراء كافة انواع الجرد.
2- برنامج المبيعات الذي يحتوي على قاعدة بيانات كاملة للعملاء واوامر البيع وحسابات الفواتير والمنتجات وعروض الأسعار وتقارير المبيعات.
3- برنامج المشتريات المسؤول عن التحكم بكافة العمليات الخاصة بـ أوامر وطلبات الشراء وحسابات الموردين.

برنامج H.R إدارة العمليات الخاصة بـ شئون الموظفين من الأجور والمرتبات وأنظمة التدريب والحضور والانصراف والتقييم الفعلي للمهام والمشروعات.
برنامج التصنيع والتوريدات إدارة عمليات التصنيع و تخطيط وأوامر الإنتاج و تفاصيل المواد الخام لـ تقدير التكلفة ومراقبة الجودة .. إدارة العملاء والمواعيد الخاصة بتسليم واستلام الشحنات ومتابعة مراحل الشحن.
برنامج نقاط البيع وده خاص بالشركات ليها معارض او افرع بيع مباشر وده لوحده له امكانيات وانبهارات تانيه كتير.

تقسيم أنظمة ERP طبقا لطبيعة بناؤها:

من حيث طريقة بناء كل نظام، وبوجه عام يجب أن تتكون تلك الأنظمة من:
hardware
برمجيات software
وثائق رقمية documentation
وقد يرى أصحاب الشركات أن معرفة طبيعة بناء تطبيق erp ليس ضروري بالنسبة له، وأنه أمر تقني يخص المبرمجين فقط، ولكن هذا الأمر غير صحيح، ومعرفة طريقة بناء أنظمة erp تعتبر أمر ضروري قبل شراء هذه الأنظمة لأن بعض الأنظمة قد لا تتوافق مع طبيعة عمل الشركات، ويمكن تقسيم أنظمة erp حسب طبيعة بنائها إلى نوعان :
1- أنظمة غير قابلة للتقسيم Indivisible architecture:
هذه الأنظمة متكاملة وتعمل جميعًا كوحدة واحدة، وهذا يسمح بتجنب الكثير من الأخطاء أثناء العمل عليها، لكن في نفس الوقت هذا التكامل مع الوقت ومع ازدياد حجم قاعدة البيانات تصبح أكثر استهلاكًا للموارد والوقت والعمالة أيضًا.
2- أنظمة تعتمد على الوحدات Modular architecture :
هذه الأنظمة يتم تلك الأنظمة إلى وحدات MODULES ويمكن تعديل بعض أو كل أدواتها لتناسب عمل مؤسسة بعينها، لكن الخطر هنا هو أن بعض التعديلات قد تفسد عمل النظام، لكن إذا كانت تلك الأنظمة مصممة بحيث يكون التعديل فيها مرن فيمكن علاج أي أخطاء بها وتعديلها عدة مرات حتى تناسب متطلبات الشركات.
مما يتكون نظام ERP:


يتكون نظام ERP عادة من عدة وحدات برمجية للمؤسسات ، والتي يمكن شراؤها بشكل منفصل وفقا لأفضل ما يلبي احتياجات المؤسسة وقدراتها التقنية. مراقبة المخزون والتوزيع والمحاسبة والتمويل والموارد البشرية. تستخدم الشركات أيضًا مجموعة مختلفة من الوحدات لإدارة الأنشطة والمهام المكتبية ، بما في ذلك:
إدارة الإمدادات.
تكوين الأسعار.
تحسين دقة البيانات المالية.
تسهيل تخطيط المشاريع بشكل أفضل.
أتمتة دورة حياة الموظف.
توحيد إجراءات الأعمال الهامة.
تقليل المهام الزائدة.
تقييم احتياجات العمل.
المحاسبة والتطبيقات المالية.
انخفاض تكاليف الشراء.
إدارة الموارد البشرية وكشوف المرتبات.


مميزات نظام ERP :


يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للتخطيط المالي في مجال الأعمال وإدارة الشركات المختلفة ، ومن أهم مزايا النظام ، التي تؤدي إلى دعمه والنجاح على النحو التالي:


دقة التفاصيل و الحرص على حل المشكلات باستمرار.
متابعة الموظفين بشكل دائم وإبلاغ المدير بعملهم بشكل مستمر.
بدأ العمل في وقته المحدد.
تجهيز فريق عمل جيد التدريب.
وضع رؤية طويلة المدى للمستقبل.
إبداء المقترحات والآراء المتعلقة بعمل المنظمة والموظفين.




أثر تطبيق نظام ERP المحاسبي على أداء المؤسسات:


اليوم ، لا يمكن تجاهل تأثير أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على الأداء التنظيمي ، لأن هذه الأنظمة تربط جميع عمليات المنظمة وتجمع البيانات بشكل جماعي من مصادر مختلفة ، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد على الشركة. المنظمات ، وفوائد استخدام هذه الأنظمة في المنظمة تشمل:


تحسن تصور أصحاب الأعمال للأداء التنظيمي لأنه ينشئ تقارير أداء مؤقتة.
تقليل تكاليف إدارة وتشغيل الشركة.
ينفذ ربطًا وتزامنًا ناجحًا بين مهام المقدمة والخلفية.
تقليل الأخطاء في العمليات المالية والمحاسبية للشركة.


تصنف نظام ERP وفقًا لطبيعة بنائه :
من حيث كيفية بناء كل نظام ، بشكل عام ، يجب أن تشمل هذه الأنظمة:
hardware
برمجيات software
وثائق رقمية documentation
قد يرى أصحاب الأعمال أن فهم طبيعة إنشاء تطبيقات (ERP) ليس ضروريًا بالنسبة لهم. هذه مجرد مشكلة تقنية للمبرمجين ، ولكن الأمر ليس كذلك. قبل شراء هذه الأنظمة ، من الضروري فهم كيفية إنشاء أنظمة (ERP). نظرًا لأن بعض الأنظمة قد تكون غير متوافقة مع طبيعة عمل الشركة ، يمكن تقسيم أنظمة ERP إلى نوعين وفقًا لطبيعة بنائها:
1- أنظمة غير قابلة للتقسيم Indivisible architecture
تتكامل هذه الأنظمة تعمل كوحدة واحدة ، والتي يمكن أن تتجنب العديد من الأخطاء عند معالجتها ، ولكن في نفس الوقت الذي يمر فيه الوقت ويزداد حجم قاعدة البيانات ، يصبح هذا التكامل أكثر استهلاكًا للموارد ويستغرق وقتًا طويلاً ووقتًا- مستهلك. العمل كذلك.
2- أنظمة تعتمد على الوحدات Modular architecture
يتم تصنيع هذه الأنظمة في وحدات ، يمكن تعديل بعض أو كل أدواتها لتلائم عمل مؤسسة معينة ، ولكن الخطر هنا هو أن بعض التعديلات قد تعطل عمل النظام ، ولكن إذا كان تصميم هذه الأنظمة جيد يجعلها مرنة فى تعديلها عدة مرات حتى تناسب متطلبات الشركات.