تعرف على دورة عمل برنامج المقاولات من منظومة برامج حسابات أكفليكس

[Khaled Zakaria]

• 
• 
• 
• 

يمثل قطاع المقاولات واحد من أهم القطاعات نمواً و أكثرها نشاط فى مصر والعالم ، اذ يستثمر فية مليارات الدولارات سنوياً وذلك لما له من ارتباط بالعديد من القطاعات الاخرى كالصناعات الثقيلة وصناعة الاسمنت ومواد البناء و الكهرباء و الاخشاب والرخام وغيرها ، بالاضافة الى ان المشروع الواحد قد يؤثر فى نشاط مئات الشركات العاملة من مقاول عام ومقاولى باطن بمختلف تخصصاتهم وعمالة يومية و موردين لمختلف المواد المطلوبة للمشروع ونظراً لهذا التأثير الكبير الذى يحدثه قطاع المقاولات فى النشاط الاقتصادى للدول ، كان لابد من تخطيط وتنظيم الاعمال داخل قطاع المقاولات بالشكل الذى يتناسب مع هذا النمو الحادث فى هذا القطاع و بما يتواكب من التكنولوجيا والنظم الحديثة ، فما يقدمة النظام الدفترى التقليدى لادارة حسابات المقاولات اصبحت يتسم البطئ الشديد وعدم مواكبه الزمن فى انجاز المشروعات لما له من بطئ فى انظمة الادخال والمراجعة فيصعب الربط بين المواقع والادارة وبالتالى صعوبة الحصول على المعلومات ، وكيفية مراجعة مستحقات المقاولين والموردين وصرفها بأسرع وقت ممكن ، وكيف يمكن الحصول على تكاليف المشروع بأدق ما يكون مع عدم الاخلال بسياسات ومعايير المراجعة المتبعة ، كل هذه الاجراءات لا يمكن ان تحدث بشكل لحظى الا بالاستعانة باحد برامج المقاولات، وسوف تناول دورة عمل واحد من أفضل برامج المقاولات فى مصر والوطن العربى برنامج مقاولات أكفليكس
دورة عمل برنامج المقاولات أكفليكس

تعتمد دورة عمل برنامج المقاولات أكفليكس على التخصصية فيوجد أربع قوائم رئيسية بالبرنامج تغطى كافة البيانات والتقارير يحتاج اليها ادارة نشاط المقاولات ، كما أن تصميم البرنامج يعتمد على سهولة ومرونة الادخال ، وسوف تناول دورة العمل بالبرنامج فيما يلى :-
تعرف على افضل برنامج محاسبة متكامل لإدارة المؤسسات والشركات
أولاً: قائمة البيانات الاساسية

وهى القائمة التى يتم من خلالها تعريف البرنامج بالمعلومات والسياسات الخاصة بالشركة و تنقسم الى عدة شاشات
1- شاشة المالكين

ويتم من خلالها ادخال بيانات المالكين ( اسم المالك – كود المالك – الهاتف – حساب المالك بشجرة الحسابات – المجموعة الرئيسة التابع لها المالك – رصيد أول المدة – حساب الضريبة - خصومات المالك طبقاً للعقد ) .

2- شاشة المقاولين

ويتم من خلالها ادخال بيانات المقاولين ( اسم المقاول – كود المقاول – الهاتف – حساب المقاول بشجرة الحسابات – المجموعة الرئيسة التابع لها المقاول – رصيد أول المدة –حساب الضريبة - خصومات المقاول طبقاً للعقد ) ويتيح لك البرنامج امكانية تقسيم المقاولين الى مجموعات وربط كل مقاول بالمجموعة الخاصة به من خلال شاشة مجموعات المقاولين وكذلك تقسيم المقاولين الى أنواع ( كمقاولى الخرسانة – مقاولى الرخام وغيرها ).

3- شاشة الوحدات فى برنامج المقاولات

ومن خلال هذه الشاشة يتم تكويد وحدات القياس الاساسية لبنود المشروع مثل ( المتر المسطح – المتر المربع – الكيلوجرام – الطن - المتر المكعب – وغيرها ).

4- شاشة الخصومات فى برنامج المقاولات

ومن خلال هذه الشاشة يتم تكويد أنواع الخصومات التى يشتمل عليها عقد المقاول أو عقد المالك مثل ( ضمان الاعمال – التأمينات الاجتماعية – ضرائب الخصم من المنبع – ضريبة القيمة المضافة – الدمغات - .... ألخ ) مع تحديد نسبة كل خصم وتحديد ما اذا كان هذا الخصم قابل للرد ام لا ، وتحديد نسبة الضريبة وبمجرد انشاء عقد المقاول أو المالك يتم ربط العقد بالخصومات التى يتضمنها العقد ويتم احتسابها بالمستخلص أليا من برنامج المقاولات.

5- شاشة الاضافات

ومن خلال هذه الشاشة يتم تكويد أنواع الاضافات التى يشتمل عليها عقد المقاول أو عقد المالك مثل ( العلاوات – العلاوات الخاصة – فروق الاسعار - .... ألخ ) مع تحديد هل هذه العلاوات تخضع للضريبة أم لا .

6- شاشة المهندسين

ومن خلال هذه الشاشة يتم ادخال بيانات المهندسين العاملين بالشركة ( أسم ورقم التليفون ) لربط كل مهندس بالمشروع الخاص به ، وتحديد الصلاحيات ، كما توجد شاشة خاصة بمندوبى المبيعات للشركات التى تعمل بنظام العمولة فيمكن من خلالها ادخال بيانات مندوب المبيعات ( أسم رقم التليفون والعمولة والنسبة المستهدف تحقيقها ).

ثانياً: قائمة المشروعات

ومن خلال هذه القائمة يتم ادخال كافة بيانات المشروع وانشاء التسعير للمشروع وانشاء عقد المقاول وتحتوى على عده شاشات
1- شاشة المشروعات

ومن خلال هذه الشاشة يتم ادخال كافة البيانات الاساسية للمشروع والذى يعتبر بمثابة عقد المالك فيتم ادخال ( أسم المشروع – مالك المشروع - المشروع الرئيسى – كود المشروع – مدير المشروع – المهندس المسئول – المخزن – الفرع – تاريخ بداية المشروع – تاريخ نهاية المشروع ..... ) كما يتم ادخال بنود المشروع وتحديد البنود الاساسية والبنود التابعة بشكل شجرى بعدد لا نهائى من البنود وربط كل بند بحساب المصروف وحساب الايراد الخاص به وكذلك تحديد مكان ظهور كل بند من البنود بالمشروع ( بند خاص بمستخلص المالك – بند يظهر فقط بمستخلص المقاول – بند داخلى خاص بمخزن الشركة – بند خامات ) ويمكن جعل البند يظهر فى عقد المالك وعقد المقاول مع تحديد الكمية الاجمالية ووحدة قياس كل بند.

2- شاشة تسعير المشروعات

تعتبر شاشة تسعير المشروعات بمثابة عمل موازنة تقديرية للمشروع فيتم ادخال كافة بنود المشروع وتحديد سعر شراء كل بند وسعر بيع كل بند ونسبة الربح المستهدفة ثم يتم التاكيد على الموازنة واعتمادها ، ومن خلال تقارير انحراف المشاريع يمكن التعرف على مدى الانحراف الفعلى فى التنفيذ وذلك بمقارنة التكاليف الفعلية بالتكاليف المعياريه المنشأة من شاشة تسعيرالمشاريع ومعرفة الانحرافات اثناء تنفيذ المشروع وتحليلها سواء كانت انحرافات موجبة ام سالبة ومعالجة هذه الانحرافات واعادة تكاليف المشروع للمسار الصحيح.

3- شاشة عقد المقاول فى برنامج المقاولات

من خلال شاشة عقد المقاول يتم ادخال كافة بيانات عقد المقاول فيتم اختيار المقاول وادخال بنود العقد وذلك بادخال كافة بنود العقد سواء كانت جزء من العقد الرئيسى للمشروع ( بتحديد بند المشروع ليظهر كعقد مقاول) أو اضافة بند جديد لعقد المقاول مع تحديد الكميات المتفق عليها طبقا لعقد المقاول ، وتحديد نسبة الدفعة المقدمة ونسبة خصم الدفعة المقدمة من كل مستخلص وكذلك الخصومات والاضافات المتفق عليها بعقد المقاول ، ويقدم برنامج المقاولات دورة نموذجية لعقد المقاول فلابد من اعتماد عقد المقاول وجعله " موكد " حتى يتفعل على البرنامج.