تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning)

[Khaled Mohamed zakaria]

هوبرنامجإدارةعملياتتجاريةوالذييسمحللمؤسساتأوالمنظماتباستخدامأنظمةالتطبيقاتالمتكاملةلإدارةأعمالها، كماأننظام ERPيساعدهذهالأنظمةفيالتخطيطوإعدادالميزانيةوالتنبؤوعملتقاريرعنالنتائجالماليةللمؤسسة، تقومأنظمة ERP أيضابالربطبينالعملياتالتجاريةويمكنمنخلالتلكالتطبيقاتتدفقالمعلوماتبسهولةبينالعملياتالمختلفة، ومنمميزاتهذهالأنظمةأنهاتقضيعلىمشكلةتكرارالبيانات، والآنتعدأنظمة ERP ضروريةجدًالعملجميعالشركاتوالمؤسساتالكبرىوالصغرىوالتيتعملفيمختلفالمجالات، وتعملعلىالعديدمنالوظائفالأساسيةالمتعلقةبالتكنولوجياوالخدماتوالمواردالبشرية ، وعادةماتكونمدمجةمعبرنامج ERP محاسبىقاعدةبياناتوتطبيقاتمحددةوجوانبعمليةواجهةالمستخدم ، بمافيذلك: تخطيطالمنتج ، والتطوير ، والتصنيع ، والمبيعات ، والتسويق، ويجمعنظام ERP جميعبياناتالشركةلتسهيلاتخاذالقراريوفرهاللمديرينكمعلوماتمتاحة.

الأقسام التي يشملها برنامج ERP :

تعد منظومة AccFlex-ERP افضل برامج ERP فى مصر والسعودية ومن أقوى المنظمات التي تدعم نظام ERP هو نظام يساعدك على استكمال جميع مهام أقسام الشركة المختلفة ، كما يمكنك ربط جميع بيانات قسم ما بقسم آخر وربط فروع نفس الشركة ببعضها البعض ، بحيث يمكنك جمع المعلومات التفصيلية للشركة في لمحة. هذه الأقسام هي:

• برنامج الحسابات العامة المسؤول عن إدارة العمليات التى تتم بقسم الحسابات ومرونة ربطه بباقي برامج الشركة , حيث يمكنك من استخراج تقارير تفصيلية صحيحة بالتعاملات التي تمت بالاضافة لادارة الأصول وإدارة أوراق القبض وأوراق الدفع ( الشيكات) والمصروفات والبنوك والنقدية داخل الشركه .

• امكانية عمل مراكز تكلفه وإدارة ورقابة الأفرع بمنتهى السهوله .

• برنامج مجموعة التوزيع والذي يتكون من :

1- برنامج ادارة المخازنإضافةكافةالأصنافومتابعةكافةالتكاليفوالكمياتوتحويلاتوالمخزونوالاصنافبينالمخازنالمختلفةوإجراءكافةانواعالجرد.
2- برنامجالمبيعاتالذييحتويعلىقاعدةبياناتكاملةللعملاءواوامرالبيعوحساباتالفواتيروالمنتجاتوعروضالأسعاروتقاريرالمبيعات.
3- برنامجالمشترياتالمسؤولعنالتحكمبكافةالعملياتالخاصةبـأوامروطلباتالشراءوحساباتالموردين.

• برنامج H.R إدارة العمليات الخاصة بـ شئون الموظفين من الأجور والمرتبات وأنظمة التدريب والحضور والانصراف والتقييم الفعلي للمهام والمشروعات.
• برنامج التصنيع والتوريدات إدارة عمليات التصنيع و تخطيط وأوامر الإنتاج و تفاصيل المواد الخام لـ تقدير التكلفة ومراقبة الجودة .. إدارة العملاء والمواعيد الخاصة بتسليم واستلام الشحنات ومتابعة مراحل الشحن.
• برنامج نقاط البيع وده خاص بالشركات ليها معارض او افرع بيع مباشر وده لوحده له امكانيات وانبهارات تانيه كتير.

تقسيمأنظمة ERP طبقالطبيعةبناؤها:

منحيثطريقةبناءكلنظام، وبوجهعاميجبأنتتكونتلكالأنظمةمن:

• hardware
• برمجيات software
• وثائقرقمية documentation

وقديرىأصحابالشركاتأنمعرفةطبيعةبناءتطبيق erp ليسضروريبالنسبةله، وأنهأمرتقنييخصالمبرمجينفقط، ولكنهذاالأمرغيرصحيح، ومعرفةطريقةبناءأنظمة erp تعتبرأمرضروريقبلشراءهذهالأنظمةلأنبعضالأنظمةقدلاتتوافقمعطبيعةعملالشركات، ويمكنتقسيمأنظمة erp حسبطبيعةبنائهاإلىنوعان :
1- أنظمةغيرقابلةللتقسيم Indivisible architecture:هذهالأنظمةمتكاملةوتعملجميعًاكوحدةواحدة، وهذايسمحبتجنبالكثيرمنالأخطاءأثناءالعملعليها، لكنفينفسالوقتهذاالتكاملمعالوقتومعازديادحجمقاعدةالبياناتتصبحأكثراستهلاكًاللمواردوالوقتوالعمالةأيضًا.2- أنظمةتعتمدعلىالوحدات Modular architecture :هذهالأنظمةيتمتلكالأنظمةإلىوحدات MODULES ويمكنتعديلبعضأوكلأدواتهالتناسبعملمؤسسةبعينها، لكنالخطرهناهوأنبعضالتعديلاتقدتفسدعملالنظام، لكنإذاكانتتلكالأنظمةمصممةبحيثيكونالتعديلفيهامرنفيمكنعلاجأيأخطاءبهاوتعديلهاعدةمراتحتىتناسبمتطلباتالشركات.ممايتكوننظام ERP:

يتكوننظام ERP عادةمنعدةوحداتبرمجيةللمؤسسات ، والتييمكنشراؤهابشكلمنفصلوفقالأفضلمايلبياحتياجاتالمؤسسةوقدراتهاالتقنية. مراقبةالمخزونوالتوزيعوالمحاسبةوالتمويلوالمواردالبشرية. تستخدمالشركاتأيضًامجموعةمختلفةمنالوحداتلإدارةالأنشطةوالمهامالمكتبية ، بمافيذلك:

• إدارة الإمدادات.
• تكوين الأسعار.
• تحسين دقة البيانات المالية.
• تسهيل تخطيط المشاريع بشكل أفضل.
• أتمتة دورة حياة الموظف.
• توحيد إجراءات الأعمال الهامة.
• تقليل المهام الزائدة.
• تقييم احتياجات العمل.
• المحاسبة والتطبيقات المالية.
• انخفاض تكاليف الشراء.
• إدارة الموارد البشرية وكشوف المرتبات.

مميزاتنظام ERP :

يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للتخطيط المالي في مجال الأعمال وإدارة الشركات المختلفة ، ومن أهم مزايا النظام ، التي تؤدي إلى دعمه والنجاح على النحو التالي:

• دقة التفاصيل و الحرص على حل المشكلات باستمرار.
• متابعة الموظفين بشكل دائم وإبلاغ المدير بعملهم بشكل مستمر.
• بدأ العمل في وقته المحدد.
• تجهيز فريق عمل جيد التدريب.
• وضع رؤية طويلة المدى للمستقبل.
• إبداء المقترحات والآراء المتعلقة بعمل المنظمة والموظفين.

أثرتطبيقنظام ERP المحاسبيعلىأداءالمؤسسات:

اليوم ، لايمكنتجاهلتأثيرأنظمةتخطيطمواردالمؤسساتعلىالأداءالتنظيمي ، لأنهذهالأنظمةتربطجميععملياتالمنظمةوتجمعالبياناتبشكلجماعيمنمصادرمختلفة ، ممايوفرالكثيرمنالوقتوالجهدعلىالشركة. المنظمات ، وفوائداستخدامهذهالأنظمةفيالمنظمةتشمل:

• تحسن تصور أصحاب الأعمال للأداء التنظيمي لأنه ينشئ تقارير أداء مؤقتة.
• تقليل تكاليف إدارة وتشغيل الشركة.
• ينفذ ربطًا وتزامنًا ناجحًا بين مهام المقدمة والخلفية.
• تقليل الأخطاء في العمليات المالية والمحاسبية للشركة.

تصنف نظام ERP وفقًا لطبيعة بنائه :من حيث كيفية بناء كل نظام ، بشكل عام ، يجب أن تشمل هذه الأنظمة:

• hardware
• برمجيات software
• وثائق رقمية documentation

قد يرى أصحاب الأعمال أن فهم طبيعة إنشاء تطبيقات (ERP) ليس ضروريًا بالنسبة لهم. هذه مجرد مشكلة تقنية للمبرمجين ، ولكن الأمر ليس كذلك. قبل شراء هذه الأنظمة ، من الضروري فهم كيفية إنشاء أنظمة (ERP). نظرًا لأن بعض الأنظمة قد تكون غير متوافقة مع طبيعة عمل الشركة ، يمكن تقسيم أنظمة ERP إلى نوعين وفقًا لطبيعة بنائها:1- أنظمة غير قابلة للتقسيم Indivisible architectureتتكامل هذه الأنظمة تعمل كوحدة واحدة ، والتي يمكن أن تتجنب العديد من الأخطاء عند معالجتها ، ولكن في نفس الوقت الذي يمر فيه الوقت ويزداد حجم قاعدة البيانات ، يصبح هذا التكامل أكثر استهلاكًا للموارد ويستغرق وقتًا طويلاً ووقتًا- مستهلك. العمل كذلك.2- أنظمة تعتمد على الوحدات Modular architectureيتم تصنيع هذه الأنظمة في وحدات ، يمكن تعديل بعض أو كل أدواتها لتلائم عمل مؤسسة معينة ، ولكن الخطر هنا هو أن بعض التعديلات قد تعطل عمل النظام ، ولكن إذا كان تصميم هذه الأنظمة جيد يجعلها مرنة فى تعديلها عدة مرات حتى تناسب متطلبات الشركات.