أنظمة الإدارة | Management Systems

[Eng Amr Adel]

أنظمة الإدارة ، هل سمعتَ بهذا المصطلح من قبل ؟ ، لا شكَّـ بأنَّكـ سمعتَ عن أنظمة إدارة المحتوى CMS ، أو أنَّك عملتَ يومًا على أنظمة إدارة قواعد بيانات DBMS ، أو أنَّك طالبٌ حالفه حسن حظه أو سوءه بتجربة ما يعرف بأنظمة الإدارة التعليميَّة LMS .. حسنًا ، كلُّ هذه مصطلحاتٌ متفرِّقة ، في مجالات متفرقة ولا يربط بينها سوى أنَّ جميعها تُلحق بالحرفين MS للدلالة على أنَّها صنفٌ من أصناف أنظمة الإدارة !

1- أنظمة إدارة المحتويات | Content Management System

إختصارًا CMS.
تعرِِّف ويكيبيديا نظام إدارة المحتوى فتقول / هو تطبيقٌ حاسوبي يُستخدم لإنشاء وتعديل وإدارة ونشر المحتوى المنظَّم والمتجدد بشكلٍ مستمر.

ما هو المحتوى ؟

المحتوى هو جوهر أي وحدة من المعلومات التقنيَّة الَّتي تستخدم كموادٍ لصفحات الويب أو غيرها ، قد تكون : نصوصًا ، صورًا ، رسومات ، فيديو ، أصوات … إلخ ، بتعبير آخر : أيَّ شيءٍ يمكن أن ينشر من خلال الإنترنت enternet، الإنترانت entranet،و الإكسترانت extranet .

ما هي إدارة المحتوى ؟

هي إستراتيجيَّة أو تقنيَّة لتخزين وفهرسة معلومات الوسائط الرقميَّة أو التناظريَّة .

ونظام إدارة المحتوى لا يسمح للعملاء فقط بإدارة محتوى مواقع الويب بل أيضًا بإنجاز أهداف العمل عن طريق 3 خطواتٍ متسلسلة : التجميع ، الإدارة الفعَّالة ، إتاحة المعلومات للنشر .

التجميع :

خلال التجميع ، إمَّا أن تكون المعلومات منشأة أو مكتسبة . بعد ذلكـ تُحوَّل إلى صيغةٍ عامَّة ( xml مثلاً ) ومن ثمَّ تُقسَّم إلى قطعٍ منفصلة تُسمَّى : مكونات المحتوى ، هذه المكونات هي الميتاداتا الخاصَّة بحاويات المحتوى والتي تُسهِّل تخزين وتنظيم واسترجاع المحتويات .

الإدارة الفعَّالة :

المحتوى يُدار ضمن مستودع يحتوي على سجلات قاعدة البيانات و ملفات تحتوي مكونات المحتوى والبيانات الإداريَّة .

النشر الموجَّه :

لكي نضمن إتاحة المحتوى وتوفّره ، نظام إدارة المحتوى يعمل على نشره في منشورات موجَّهة مثل : مواقع الإنترنت – المستندات المطبوعة – الرسائل الإخباريَّة في البريد الإلكتروني .

مصطلح CMS لا يدلُّك على نوع التطبيق الحاسوبي الَّذي سوف يدير المحتوى ، إنَّه مصطلحٌ عامٌ يندرج تحته العديد من الأنظمة المتخصصة ، أشهرها:

1- أنظمة إدارة محتوى الويب | Web Content Management System

2- أنظمة إدارة محتوى المستندات | Document Content Management System

كثيرٌ من المقالات تحصر لك الـ CMS بالنوع الأول ، .

WCMS :

سوف تفهمون هذه الأنظمة بشكلٍ جيد إذا قلتُ لكم أنَّ من أمثلتها الشائعة / نظام الووردبريس – جملة! – دروبال- دوت نت نيوك … وغيرها .

وهيَ أنظمة تمكِّن الَّذين لا يمتلكون خبرةً سابقة في برمجة وتطوير الويب من إنشاء المواقع الخاصَّة بهم وإدارة محتوياتها من مقالات وروابط ونصوصٍ وغيرها بطريقة سهلة .

بشكلٍ عام ، أنظمة إدارة المحتوى تتضمَّن عنصرين هما :

* تطبيقات إدارة المحتوى CMA .

* تطبيقات توزيع المحتوى CDA .

تطبيقات إدارة المحتوى تسمح للمدير أو المحرر ( الذَّي لا تتوفر لديه معلومات حول لغة HTML ) بإدارة وإنشاء وتعديل وحذف المحتوى من موقع الويب دون الحاجة إلى خبير ويب .

تطبيقات توزيع المحتوى تعمل على تحديث موقع الويب بعد إنشاء وتعديل المعلومات ، مميزات أنظمة إدارة المحتوى تتفاوت ، ولكنَّها تتضمَّن دائمًا : النشر على الإنترنت – إدارة النماذج – تصحيح وتنقيح التحكُّم – الفهرسة – البحث – الاسترجاع .

النشر على الإنترنت :

تسمح للأفراد باستخدام القوالب الموجودة في التنظيم ، بالإضافة إلى المعالجات وغيرها من الأدوات لإنشاء وتعديل محتوى المواقع .

إدارة النماذج :

تسمح بنمذجة المستندات إلى ملفات HTML أو PDF .

التصحيح والتنقيح :

تسمح بأن يتمَّ تحديث المحتوى لنسخة جديدة ، أو استرجاع النسخ السابقة . أيضًا تتابع أي تغييرات تحدث للملفات بواسطة الأفراد .

الفهرسة :

أنظمة إدارة المحتويات تفهرس كلَّ البيانات الداخلة في التنظيم .

البحث :

الأفراد يستطيعون البحث عن المحتويات .

الاسترجاع :

أنظمة إدارة المحتوى تسترجع البيانات من خلال كلمات مفتاحية .

DCMS :

تلتقي مع الـWCMS في هدف إدارة المحتويات الإلكترونية ، وتختلف معها في آليَّة تلك الإدارة ، حيث لا نتعامل هنا مع مواقع الإنترنت العامَّة وإنَّما مع مستنداتٍ خاصَّةٍ بمنظَّمةٍ معيَّنة أو صور مطبوعة لهذه المستندات الورقيَّة ، ولذلك نعتبر أنَّ الـDCMS هي جزءٌ أو مكوِّنٌ من نظام أكبر يُسمَّى Enterprise management system أي : نظام إدارة المؤسسات .

في البداية ، كانت هذه الأنظمة مسؤولة عن إدارة المستندات الورقية ، الَّتي يتمُّ إدخالها الجهاز عبر الماسح الضوئي ، ثمَّ أخذت هذه الأنظمة بالتطور ، واستخدمت المستندات الإلكترونيَّة .

نعرف بأنَّ الإنترنت enternet هو الوسيلة الأولى لنشر البيانات والمستندات على مستوىً عام ، ماذا عن الشركات والمؤسسات العالميَّة الضخمة ، الَّتي تحتاج إلى وسيلةٍ للتواصل مع موظيفها وشركاءها ومورِّديها عبر العالم ؟ .. إنها تستخدم وسيلة الإنترانت entranet في نشر البيانات على مستوىً خاصٍّ بالشركة ، والإكسترانت extranet لنشر المحتوى على مدى أوسع حيث تشارك مستنداتها المورِّدين والشركاء .

هذه المستندات قد تكون صغيرة وسهلة وغير منمذجة ، أو ضخمة تحتاج إلى تمرير إلكتروني عبر أكثر من مكتب .

توجد هناك الكثير من القضايا العامَّة الَّتي يجب مراعاتها في أنظمة إدارة المستندات هي :

المكان / أين سنخزِّن المستندات ؟ ، وما هو المكان الَّذي سوف يحصل منه المستخدمون عليها .

التسجيل / كيف ستُسجّل المستندات ، وما هي الطرق المستخدمة لتنظيم وفهرسة هذه المستندات للمساعدة في استرجاعها في أي وقت .

الإسترجاع / تصفح المستندات ، والبحث عن المعلومات فيها .

السريَّة / كيف أحمي المستندات وأوزِّع الصلاحيات على المسموح لهم بقراءتها أو تعديلها .

توفير حلول فورية للمشاكل .

الأرشفة / كيف أجعل المستند متاح للقراءة مستقبليًا ؟

مدَّة أرشفة المستندات في النظام / ما هي أطول مدَّة يجب الإحتفاظ فيها بالمستندات ؟

التوزيع / هذه نقطة مهمَّة جدًا ، كيف أجعل النظام متاح للقراءة من عدَّة أشخاص

تدفق الأعمال / ما هو تدفق الأعمال أو ما يُعرف بـ workFlow ؟ باختصار إنَّه تصوير لعدد من العمليات المتتابعة ، أو نموذج لتقديم أعمال حقيقيَّة ، هذه العمليات أو الأعمال ممكن أن تكون لأحد الأشخاص ، أو أعمال لآلة معقدة أو بسيطة ، أو أعمال مجموعة من الأشخاص مجتمعين .

وفي أنظمة إدارة المستندات تعمل الـ workFlow على الإجابة عن سؤال : إذا كان المستند ينتقل من مستخدمٍ لآخر ، فما هي قواعد كيفية تدفق العمل ؟

إنشاء المستندات / هذه النقطة مهمَّة جدًا للتحكم في الإصدار والتأليف ، بالمناسبة .. جرَّبتُ استخدام أحد برامج إدارة المستندات ، لم يكن يتيح خاصيَّة الإنشاء ولا التعديل ،فقط الأرشفة والحذف والإضافة .

التحقق .

.

مكوِّنات أنظمة إدارة المستندات | DCMS Components

1- ميتا داتا >> لا أعرف تعريبًا لها !

2- التكامل .

3- capture << في الحقيقة لم أجد معنىً مناسب لهذا المفهوم عندما استخدم هنا ، باختصار إلتقاط الصور سواء أكانت عبر برنامج إنشاء صور أم عبر جهاز ماسح ضوئي ، ومن ثمَّ تحويلها إلى نص قابل للقراءة .

4- الفهرسة .

5- مخزن بيانات .

6- الإسترجاع

7- التوزيع .

8- السريَّة .

9- تدفق العمل .

10- التعاونية .

11- تعدد الإصدارات .

12 – النشر .

أمثلة:

OpenKM

النسخة التجريبية : من هنا

alfresco

.إن شاء الله إذا لم تقضِ عليَ الجامعة الأسبوع القادم ، أحدثكم عن أنظمة الإدارة التعليمية LMS ، وأنظمة إدارة قواعد البيانات DBMS وأنظمة إدارة الألوان .