تعريف نظام تخطيط موارد المؤسسات ( erp )

[Khaled Zakaria]

- المساعدةعلىتسريعإنجازالمهمات :

علىسبيلالمثال ، إذاكنتبحاجةإلىاستردادبياناتالفواتيرالسابقةمنأغسطس 2014 ، تخيلالوقتالذييستغرقهالبحثوالاستخراج؟ علىسبيلالمثال ، لنفترضأنكقسمتالفواتيرحسبالشهروالسنة. ستجدأنوقتالاستخراجطويلجدًا ، وقديستغرقعدةساعات. إذاكنتتبحثعنفاتورةأحدالعملاء ، فأنتلاتعرفالشهرالذيطبعته. دعناتخيلمعيكممفكرةيمكنكالبحثعنهافيلمحالبصر؟
أهميةالإجراءاتالمحاسبيةلتسهيلاسترجاعأيفواتيرللعملاءفيغضونثوانٍ قليلة ، فهذاليسالإجراءللموردينوالموزعينوالممثلينوالموظفينوسجلاتالمتاجروالمبيعاتوالمشترياتوالتحصيلاتوالشيكاتوالأقساطوغيرها ، يمكنكالبحثعنأيفاتورةبسهولةأكبربلمسةزرواحدة.
2- إستهلاكمساحةأقل:

إذاكنتتتعاملمععشرةمصانعوسبعةموردين ، فيمكنأنيصلحجممشترياتكاليوميةإلى 100 قطعة.هلفكرتيومًافيالمساحةالمخصصةلأجهزةالكمبيوترالمحمولةالورقيةالتيتحتاجها؟ فيغضونعامواحد ، ستحتاجإلىمتجرلتخزينجميعالمستنداتالمحاسبيةلشركتك ، ولكنعنداستخدامبرنامج الحساباتعلىجهازالكمبيوترالخاصبك ، فلنيستهلككلأوراقشركتك ، بليحفظهافيقاعدةالبيانات. جهازكمبيوتريمكنكبسهولةاستردادأيبياناتتحتاجهافيأيوقت ، ولنتزعجكالعديدمنالحساباتالورقيةمرةأخرى.
3- خدمةالنسخالاحتياطى:

هلتحتفظبنسخاحتياطيةمنالمستنداتالورقية؟ الكثيرمنالورقصعبحقًا ، لكنتخيلأنكتحترق ، علىسبيلالمثال. أوالموظفيخفيايفواتيرلسببماماذاستفعل؟ الحلهواستخدامأفضلبرامجمحاسبيةوالتيتقدمهامنظومة AccFlex-ERP فىمصروالوطنالعربي.
ومنخلالهايمكنكعملنسخةاحتياطيةمنتظمةسواءكانتيوميةأوأسبوعيةأوشهريةفيحالةوجودأيمشكلةيمكنكاسترجاعهافيأيوقت ، وباركاللهفيك ، يمكنكعملنسخةاحتياطيةعلىأيوحدةتخزينخارجيةواستعادتهابسهولةفيخطوةواحدة.
4- تستطيعإنشاءمستندات :

علىسبيلالمثال ، إذاكنتبحاجةإلىجمعالمعاملاتمنعملاءمحددين ، علىسبيلالمثالخلالعام ، فهلفكرتفيالوقتاللازملاستخراجكلهذهالمعاملاتمنالملفاتالمتراكمة؟ سيسمحلكاستخدامكلبرنامجالمحاسبةباستخراجالمعاملاتالتييحتاجهاعملائكوجمعهاجميعًافيورقةأوفاتورة ، ثمطباعتهاأوحفظهاكمستندفيالبرنامج.
5-الدقةفيتسجيلالمعاملاتالماليةاليومية :

إناستخدامكللإجراءاتالمحاسبيةسيقللمنالخطأالبشري ، مماسيزيدمنكفاءةشركتكوثقتهافيإتمامعملكبشكلاحترافي.
6- تحديثاصنافكباستمراروبكلسهولة :

علىسبيلالمثال ، إذاكنتشركةكمبيوتروتستخدمالمعاملاتالورقية ، فأنتتريدبيعجهازلوحة. علىسبيلالمثال ، يمكنككتابةفاتورةمبيعات ، ثمإرسالتقريرإلىالمتجر ، وإرسالجهازآخرلعرضهبدلاً منبيعواحد . أوانتظرحتىيقومالمتجربالإبلاغعماإذاكانتبعضالمعداتمتوفرةأملا. إذالمتجدها ، فستطلبمنالموردإرسالمعداتأخرىإليكفيغضونفترةزمنيةمعينةوتسجيلفاتورةالتوريد. برامجحساباتأكفليكسيتيحلكفهمسعرالمعداتوالأجزاءالمتوفرةفيالمتجربسهولةأكبر، وسيتضمنهذاأنكلنتواجهحالةالعميلعندنفادالأجزاءالمتاحةفجأة ، بحيثيمكنكتحديثجميعالسجلاتالمحاسبيةوأرصدةالحساباتتلقائيًاوذلكيتيحهنظام إدارة المخازن .
7- توافرالمعلوماتفيأيمكان:

تستخدمبعضبرامجالمحاسبةتقنيةالحوسبةالسحابية ( cloud computing )، ممايعنيأنهسيكونعلىالإنترنت ، ممايمنحبرامجالمحاسبةالمزيدمنالمزايا ، وأهمهاأنهيمكنكالوصولإلىبياناتكفيأيوقتوفيأيمكان.
8- تقاريرالمعلوماتالإدارية:

تزودكالإجراءاتالمحاسبيةبنوعآخرمنتقاريرالمعلوماتالإدارية ، وستساعدكهذهالتقاريرعلىاتخاذالقراراتومراقبةومتابعةمعاملاتكالمالية ، مثلتقاريرالأرباحوالخسائروالميزانياتالعامةوالحساباتالتفصيلية ، مماسيمكنكمنفهماستخداميمكنتحسينالإجراءاتالمحاسبيةالفعالةللشركة.

9- رفعالكفاءةوخفضالتكاليف:

أهميةالإجراءاتالمحاسبيةتقللمنوقتوطاقةالمحاسبينمماسيوفرالكثيرمنالأوراقوالتركيزعلىأعمالأخرىلتحسينكفاءةشركتك ، وكذلكتقليلتكلفةعملياتالمراجعةالمحاسبيةوتوفيرسجلاتمنظمةودقيقة. بالإضافةإلىذلك ، سيكونهذابرنامج erp المحاسبيقادرًاعلىمراقبةالمحلاتالتجاريةوالمصانعومعرفةدورةالعملوماينقصك ، فهذاليسلمساعدتكفيتحصيلأقساطالأقساطمنعملاءالتقسيطودفعالشيكاتالمتأخرةللبنك.



10- القدرةعلىالتعاملبعملاتمختلفة:

على سبيل المثال ، إذا كنت تتعامل مع مورد أجنبي ، فيمكنك تحويل العملة المستخدمة إلى دولارات أمريكية ، والتي ستستفيد عندما تتلقى الفرق بين الفواتير والدولار الأمريكي ، مما يحميك من الأزمات المالية الكبرى. مسألة الدفع على أساس القيمة النقدية.